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Remote- und e-Meetings...

…effizient und erfolgreich über Distanz führen.
7.4.2020
9 Minuten
Uli Harnacke
Coach
Troublesome Times und digitale Überforderung

So hatten wir uns New Work nicht vorgestellt.

SAP-Ausdrucke in die Notebook-Kamera zu halten, um zu besprechen, wo nächste Woche noch was fertig montiert werden kann. Oder spät nachts online zu diskutieren, welche Anlage rund um den Globus noch auf die Ethanol-Produktion umgestellt werden kann. Screen-share-nd hauen wir uns Skill-Matrizen um die Ohren, um zu sehen, wo noch UX- und UI-Entwickler aufzutreiben sind, für den nächsten Sprint. Vertriebliche Panik wird per Videokonferenz bearbeitet.

In Krankenhaus-Gruppen jagen die Risiko-, Planungs- und Projektmeetings online um die Wette, um Versorgung sicher zu stellen und zu erweitern.

Tatsächlich kommen nun Führungskräfte und Spezialisten, die nach Tagen oder Wochen teils pausenloser Web-Meetings merken, das etwas anders werden muss. Und kann.

Was ist anders, im Online-Meeting und der Videokonferenz?

Wir saßen viele tausend Jahre zusammen um Lagerfeuer. Telefonieren können wir seit ungefähr hundertfünfzig Jahren. Fernsehen gibt es in der Masse seit vielleicht fünfzig Jahren, Videotelefonie und -konferenzen seit vielleicht zwanzig. Kein Wunder, dass wir gerade merken, dass Digitalkonferenzen mit zehn und mehr Teilnehmern oder digitale Abteilungsbesprechungen nicht gerade „Tagesgeschäft“ waren und sind.

Es gibt weniger Sinneseindrücke (reduzierte Optik und Akustik, keine Haptik, „Gefühle“ weniger verifizierbar, aufkommende Konflikte sind u.U. verspätet zu erkennen). Mit der besten Gleitsichtbrille ist nicht immer alles lesbar. Sprach- und Kulturdiversität wirkt sich stärker als im Präsenzmeeting aus.

Dadurch steht der/die LeiterIn anderen und anspruchsvollen Herausforderungen gegenüber.

Mit ein paar Techniken, Verhaltensänderungen und vielleicht einem Coach, der unterstützt, kommen Sie schnell zu besseren, effektiveren nicht-analogen Sitzungen.

Hilfreiche Techniken

Zuallererst: vergessen Sie neunzig Minuten! Die können Sie ja nicht mal konzentriert dem Tatort folgen. Oder?

Ich halte zwei Zeitmarken für hilfreicher: 45 und 7.

Ein Online-Meeting-Abschnitt sollte maximal 45 Minuten lang sein. Dann Kopfkino-Pause, (Flüssigkeits-)Versorgung und Entsorgung, ein paar Schritte gehen, ein wenig Bewegung – im Online-Meeting-Tunnel braucht es das nicht erst nach neunzig Minuten.

Circa alle 7 Minuten hilft es TeilnehmerInnen, wenn sie aktiviert werden, eine Kleinigkeit tun müssen. Das können kleine Dinge sein, eine Abstimmung, eine Chatumfrage, eine kleine Nackengymnastik, eine Gruppenarbeit, oder die Übergabe der Moderation an andere.

Führungskräfte sollten daher in der Online-Sitzung für „ORA“: Orientierung, Ritualisierung und Aktivierung sorgen.

Orientieren: Worum geht es jetzt, hier und in der kommenden halben Stunde (7 Minuten)? Wie werden wir arbeiten (methodisch)? Und wann genau sind wir damit fertig (Meilensteine)?

Ritualisieren: wiederkehrende Elemente schaffen Sicherheit.

- Pausenrituale (spätestens alle 45 Minuten und immer mit einem Lied, evtl. dem immer gleichen)

- Protokollrituale (alle halbe Stunde schauen wir gemeinsam auf das Online-Protokoll, was wir schon geschafft haben)

- Start-Rituale (z.B. immer mit dem Dilbert des Tages) – all das und manch‘ Anderes schafft einen gewohnten Fluss.

Aktivieren: da hatten wir ja schon ein paar Möglichkeiten oben („…kleine Dinge sein, eine Abstimmung…“). Probieren Sie mal eine schnelle Retrospektive („Was sollten wir ändern, in unserer Schalte? Jeder sagt bitte einen Satz.“) oder verteilen Sie Rollen (Protokollant, Schiedsrichter, Ulknudel, Zeitmahner, …).

Nützliches Verhalten

Es hilft allen, Ihnen und den Mitarbeitenden, wenn Sie klar sind. Der Zweck des Meetings und seiner Phasen, Zwischen-/Ziele dürfen, ja müssen deutlich und verfolgbar sein. Schreiben Sie mit einem dicken Stift „In the next 30‘ we will conclude and decide on the stock level in x-town!“ und halten Sie dies in Ihre Kamera. Vereinbaren Sie dann, wie das in einer halben Stunde klappen kann und ernennen Sie eine/n Kolleg*in, der alle zehn Minuten bewertet, wie gut das Team unterwegs ist, im digital Entscheiden.

Das heißt auch: Tun Sie nicht alles selbst. Entlasten Sie sich durch Delegation.

Das ist:

1. aktivierend für die Teilnehmer*innen und
2. verlangsamt.

Langsam sein (hoffentlich haben Sie Zeit für dieses kurze Paradoxon des Online-Lebens?) ist nützlich.

Ihre Teilnehmer*innen sind abgelenkt/er (wenn die Katze gerade durchs Zimmer läuft oder ein eMail am Smartphone beept), virtuell. Wenn Sie ohne Ergebnis pünktlich fertig sein wollen, machen Sie’s so genau so schnell wie bisher im Live-Meeting.

Wenn Sie etwas erreichen wollen: machen Sie langsam(er). Nicht langweilig. Nicht monoton. Ebenso hilfreich wie nützlich ist regelmäßiges Feedback:

- „Was war oder ist gut, was nicht so sehr, was möchten sie (alle) anders tun?“
- „Wie war der Beitrag von …?“,
- „Ist für jeden deutlich dass, …?

Dann heben Sie bitte kurz die Hand!“ oder eine Mentimeter.com-Abfrage (ist in wenigen Sekunden erstellt!) – aktiviert, orientiert, und verbessert. Ganz agil!

Gerade hier, bei der Verhaltensverbesserung kann ein Coach „remote“ im eMeeting sein und Sie nach dem/einigen Meetings etwas bestärken, korrigieren und unterstützen!

Sind Sie vorbereitet?

Sieben einfache und praktische Punkte, die Sie (auch) beachten könnten:

1. Stehen ist besser als sitzen, Wechsel zwischen beidem sinnvoll

2.Versorgen Sie sich ausreichend mit Wasser

3. Schalten Sie die Videos/Kameras an, am besten immer, sonst immer wieder mal (wenn es das WLAN nicht anders zulässt)

4. Besorgen Sie sich eine zweite Person, die sich parallel um die Technik des Online-Meetings kümmert (Mikros an und ausschalten, Chat beobachten, Dateien zeigen, …): „Too much is the lazy man’s load!“

5. Schreiben Sie das Protokoll mit der ToDo-Liste im Meeting. Dann ist es danach fertig und jeder weiß, was drin stand (und wie es hinein gekommen ist)

6. Akzeptieren Sie Fehler als Hilfe.

7. Lachen Sie viel und häufig. Es ist nur Business.

Selbstfürsorge. Und Coaching.  

Und, bei allem was sich, mit oder ohne Coach, noch besser machen lässt: entspannen Sie.

Bringen Sie regelmäßig Abstand zwischen sich und die teils anstrengenden professionellen Ansprüche. Sorgen Sie sich um sich selbst. Kümmern Sie sich um Ihre Kraft, Energie und Empathie. Laden Sie die Akkus auf, zu Ihrem Wohl. Und dem Wohl Ihrer Mitarbeiter*innen. Führungskräfte und Spezialisten im digitalen Burnout helfen niemandem. Konnten in einer Studie in Wien des Jahres 2002 noch ca. 30% der Business-Probanden für fünf Minuten still ohne Beschäftigung aus dem Fenster sehen, waren das 2018 nur noch 5%. Können Sie, heute und jetzt, fünf Minuten still und nichts-tuend aus dem Fenster sehen. In den blauen, fliegerfreien Himmel? Nein? Vielleicht brauchen Sie dann dafür ein Coaching? 😉

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